Drei Zeilen, ein Kaffee

Drei Zeilen kommen aus der Warenwirtschaft. Kaffee, ganze Bohne, 250 g. Kaffee, ganze Bohne, 500 g. Kaffee, ganze Bohne, 1 kg. Drei Artikelnummern, drei Preise, drei Zeilen in einer Tabelle.

Im Shop soll daraus ein Produkt werden. Ein Kaffee, mit einem Auswahlfeld für die Größe. Ein Titel, eine Beschreibung, ein Bild.

Zwischen diesen beiden Welten liegt die Arbeit, um die es in diesem Text geht.

Wer WeltPartner ist

WeltPartner ist eine der führenden deutschen Fair-Trade-Organisationen. Kaffee, Tee, Schokolade, Gewürze, Kunsthandwerk, direkt von Partnerorganisationen in Lateinamerika, Afrika und Asien. Seit vielen Jahren beliefert WeltPartner Weltläden und Wiederverkäufer. Die Wahrheit über Artikel, Preise und Bestände liegt in der Warenwirtschaft, wie bei den meisten Händlern mit einem gewachsenen Sortiment.

Konekto haben uns über den gesamten Zeitraum dieses komplexen Projektes immer wieder mit Lösungen überrascht, die sowohl genial in der Architektur als auch unkompliziert und effizient in der täglichen Anwendung sind. Bis zum Launch-Tag und darüber hinaus lief alles flüssig. Ich bin restlos begeistert und freue mich auf jede weitere Zusammenarbeit mit diesem fachlich wie menschlich großartigen Team.

Konstantin BillDigital Manager und Projektverantwortlicher, WeltPartner

Neu ist ein eigener Shop für Endkund:innen auf Shopify. Und mit ihm die Frage, wie tausende Artikel aus der Warenwirtschaft dort hineinkommen, ohne dass jemand sie einzeln abtippt.

Diese beiden Systeme reden nicht von selbst miteinander. Wir haben ihnen eine gemeinsame Sprache gebaut: eine eigene Shopify-App, die im Admin des Shops lebt und die Daten aus der Warenwirtschaft entgegennimmt.

Warum kein fertiger Konnektor

Es gibt Konnektoren, die eine Warenwirtschaft an Shopify anschließen. Für viele Shops reichen sie. Für diesen nicht, aus drei Gründen.

Die Warenwirtschaft liefert Artikel flach. Jede Variante ist eine eigene Zeile, und nichts in den Daten sagt, welche Zeilen zusammen ein Produkt bilden. Ein Konnektor, der Zeile für Zeile überträgt, macht aus einem Kaffee drei Produkte.

Lebensmittel brauchen mehr als Titel und Preis. Nährwerte, Zutaten, Allergene, Bio-Zertifikate, Herkunftsland, Zolltarifnummer. Diese Felder müssen sauber in Shopify ankommen und dort auch wieder aktualisiert werden.

Und der wichtigste Grund: Ein Shop ist gepflegte Arbeit. Jemand hat den Titel formuliert, die Beschreibung geschrieben, das Bild ausgewählt. Ein Import, der diese Arbeit bei jedem Lauf überschreibt, ist kein Sync. Er ist ein Risiko, das jemand jeden Tag im Hinterkopf trägt.

Zwei Regeln, bevor eine Zeile Code entstand

Bevor wir mit der Schnittstelle angefangen haben, haben wir mit WeltPartner zwei Regeln festgelegt. Alles andere folgt daraus.

Nichts wird automatisch veröffentlicht. Ein neues Produkt landet immer als Entwurf in Shopify. Ob es online geht, entscheidet ein Mensch im Shop, bewusst und zu seinem Zeitpunkt.

Bestehendes wird geschützt. Wenn ein Artikel schon im Shop ist, darf ein Update nur wenige, klar benannte Felder anfassen. Titel, Beschreibung, Bilder und Kategorie gehören dem Shop-Team. Der Sync fasst sie nie an.

Diese Regeln klingen selbstverständlich. In der Praxis sind sie es nicht, weil sie bedeuten, dass der Sync an vielen Stellen bewusst weniger tut, als er könnte.

Die Werkbank

Neue Artikel aus der Warenwirtschaft landen zuerst in einem Sammelbecken in der App. Dort passiert noch nichts in Shopify. Die Daten liegen einfach bereit, mit allen Feldern, die die Warenwirtschaft mitgeliefert hat.

Die App macht dann Vorschläge. Sie erkennt an der Artikelnummer, welche Zeilen wahrscheinlich zusammengehören. Sie liest aus der Bezeichnung, was die Auswahlfelder sein könnten: 250 g, 500 g und 1 kg werden zu einer Größe, ein Farbcode zu einer Farbe.

Unser Kaffee taucht also als ein Bündel mit drei Zeilen auf, mit den erkannten Größen als kleine Chips daneben.

Die App kann auch zwei Auswahlfelder auf einmal bauen, etwa Farbe und Größe bei einer Geschenkbox. WeltPartner nutzt heute bewusst nur eines. Ganze Bohne und gemahlen bleiben im Shop eigene Produkte. Das hat WeltPartner so entschieden, und die App richtet sich danach.

Dann kommt der Mensch. In der Werkbank wählt jemand aus dem Team die Zeilen aus, macht ein Produkt daraus, korrigiert einen Titel, tauscht eine erkannte Größe aus, sortiert eine Zeile aus, die nicht in den Shop soll. Nichts davon verändert die Rohdaten. Die Werkbank ist nur eine Schicht darüber, und man kann jederzeit umbauen.

Wenn das Produkt stimmt, ein Klick: Es geht als Entwurf nach Shopify, mit allen Varianten, Preisen, EAN-Codes, Gewichten und den Lebensmittel-Feldern in einem Rutsch. Was schon im Shop existiert, wird dabei übersprungen. Duplikate entstehen nicht.

Die Maschine schlägt vor. Der Mensch entscheidet. Das war die Idee, und es ist auch das, was das Team am Ende täglich benutzt.

Die Abkürzung für Bekanntes

Der Kaffee ist jetzt im Shop. Ein paar Wochen später ändert die Warenwirtschaft den Preis der 1-kg-Packung.

Dafür braucht es keine Werkbank. Die App erkennt die Artikelnummer, findet das Produkt in Shopify und aktualisiert den Preis. Vollautomatisch, kurz nachdem die Warenwirtschaft die Daten geschickt hat.

Aber eben nur den Preis, und die anderen Felder auf einer kurzen Liste: Status, Bestand, Lieferbarkeit, Mindestbestand, die Lebensmittel-Angaben. Alles andere bleibt, wie es das Team im Shop hinterlassen hat.

Auch innerhalb dieser Liste ist der Sync vorsichtig. Ein Preis von null oder ein leeres Feld überschreibt nie einen echten Preis. Ein Artikel, der in der Warenwirtschaft inaktiv wird, wird im Shop archiviert. Aber ein Artikel, der wieder aktiv wird, geht nicht von allein wieder online. Das bleibt eine Entscheidung im Shop.

Man könnte sagen: Der Sync darf setzen, aber nicht löschen. Er darf schließen, aber nicht öffnen.

Ein Shop, der von Anfang an angebunden ist

Vor dem Projekt lief der Verkauf an Endkund:innen über denselben Shop wie das B2B-Geschäft, unter shop.weltpartner.de. Mit dem neuen Shop bekommen Endkund:innen ein eigenes Zuhause auf Shopify. Die Frage war, wie das große Sortiment dorthin kommt, ohne dass ein Team dauerhaft Tabellen hin und her trägt.

Deshalb ist die Anbindung nicht nachträglich dazugekommen, sondern war von Anfang an Teil des Plans. Die Warenwirtschaft schickt ihre Daten direkt an die App, über eine signierte Schnittstelle. Bekannte Artikel aktualisieren sich von selbst. Neue Artikel warten in der Werkbank, bis jemand Zeit hat, sie in Ruhe zusammenzustellen. Veröffentlicht wird, wenn das Team so weit ist, nicht wenn der Import so weit ist.

Die gleiche App kümmert sich inzwischen auch um Bestellungen, die zur Warenwirtschaft und zum Versand fließen, und um Badges wie „Neu” und „Bestseller” im Shop. Aber das ist eine eigene Geschichte.

Erzähl uns, wo dein Shop heute Arbeit macht

Eine Warenwirtschaft, ein Shopify-Shop, und dazwischen jemand, der Tabellen umbaut: Das ist eine der häufigsten Ausgangslagen, die wir sehen. Wie wir Shop und Schnittstellen zusammen denken, steht auf unserer Shopify-Seite.

30 Minuten, keine Präsentation, eine klare Einschätzung. Wir antworten innerhalb von zwei Werktagen.